σχετικά έγγραφα αποτελούν βασικό στοιχείο του σύγχρονου γραφείου. Αυτό συχνά αναπληρώνονται αλληλογραφία ιδρυμάτων και επιχειρήσεων κάθε μορφής ιδιοκτησίας.
Αξία και ιδιαίτερα
εγγράφων Ιστορικό παίζουν κατά κύριο λόγο μια υποστήριξη διαμεσολαβητικό ρόλο σε σχέση με τις άλλες κινητές αξίες της πολιτικής προσωπικού. Δεν είναι δεσμευτικές και δεν περιέχουν οδηγίες, αλλά παρέχουν μόνο πληροφορίες σχετικά με την πραγματική κατάσταση της εταιρείας, σύμφωνα με τα στοιχεία που αποτελούν τη βάση για τη λήψη αποφάσεων και διοικητικών εντολών. σχετικά έγγραφα έχουν το ιδιαίτερο χαρακτηριστικό των οποίων είναι η εστίασή τους στο σύστημα ελέγχου από κάτω προς τα πάνω, δηλαδή, από κάποιον συνήθους εμπειρίας στην επικεφαλής του τμήματος, από το κεφάλι μέχρι τον αναπληρωτή διευθυντή ή απευθείας στον Γενικό Διευθυντή. Αλλά υπάρχουν και εξαιρέσεις, για παράδειγμα, αλληλογραφία (επίσημη επιστολή, τηλεγράφημα, e-mail, κλπ) χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη της επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων με ίσες ευθύνες εργασίας.
Ταξινόμηση με βάση τον τύπο
χαρτιά Ιστορικό έχουν πολλές ποικιλίες, που περιλαμβάνουν: Βοήθεια και υπομνήματα, εκθέσεις, δηλώσεις και σχόλια, επεξηγηματικές σημειώσεις και επιστολές, τηλεγραφήματα και τηλεφωνικά μηνύματα. στόχος τους μπορεί να είναι τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές. Έτσι:
• τεκμηρίωση Βοήθειας περιλαμβάνει τα έγγραφα που έχουν ατομικό χαρακτήρα, τα οποία έχουν εκδοθεί από την ad hoc ερώτημα και αφορούν μόνο έναν υπάλληλο?
• διαστήματα αναφοράς και αναφορά εξαρτάται από τη συγκεκριμένη αποδέκτη και την παρουσία ορισμένων τυπικών μορφών, περιοδικότητα μπορεί να είναι τριμηνιαία, ετήσια, εβδομαδιαία?
• αναλυτική εξάγεται σαν ένα ενιαίο (μία φορά) και περιοδικών (κανονική) ζητά ένα ενοποιημένο χαρακτήρα χρησιμεύει για γενίκευση συλλογή πληροφοριών.
ενοποίηση των εγγράφων
Η σύνθεση, δομή και διαδικασία για την πληροφόρηση ροής επεξεργασίας καθορίζεται χωριστά για κάθε φυτό στην πολιτική τους κανονισμούς προσωπικού. Αλλά είναι υποχρεωτικό να φέρει όλα τα έγγραφα σε μια ορισμένη ομοιογένεια στη σύνθεση και τη μορφή. Ενοποίηση των εγγράφων - είναι η δημιουργία μιας βέλτιστη ομοιομορφία της μορφής, που και για τον καθορισμό λεπτομερειών. Οι τυποποιημένων εγγράφων των επιχειρήσεων που δημιουργήθηκαν σύμφωνα με τα ίδια πρότυπα και κανονισμούς, που περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων. σχετικά έγγραφα δεν αποτελούν εξαίρεση και υπόκεινται επίσης στην τυποποίηση. Η διεξαγωγή ενοποίηση είναι αναγκαία για την απλούστευση και τη βελτίωση της ποιότητας των εγγράφων, τον εξορθολογισμό της διαδικασίας αναζήτησης, την προετοιμασία και την εκτέλεση, πληκτρολόγηση των μορφών, μειώνοντας την πολυπλοκότητα της επεξεργασίας και της παραγωγής προηγμένων μεθόδων, καθώς και για τη μείωση του χρησιμοποιείται λίστα. Καθοδήγηση σχετικά με την οργάνωση και τον έλεγχο της ενοποίησης που προορίζεται για τη μητρική οργάνωση για το συντονισμό και τη διαχείριση της Λαϊκής Δημοκρατίας του Κονγκό και OKTEI.