Raci μήτρα ως εργαλείο διαχείρισης της ευθύνης. Raci: μεταγραφή

Μία από τις πιο κοινές αιτίες των ανεπιτυχών έργων είναι η λανθασμένη κατανομή των λειτουργιών μεταξύ των μελών της ομάδας. Σίγουρα έχετε ήδη συναντήσει αυτό: με την παραμικρή δυσκολία, οι συμμετέχοντες αρχίζουν να ψάχνουν για τον ένοχο και να ρίχνουν την ευθύνη ο ένας στον άλλο αντί να λύσουν το πρόβλημα. Και απλά για να αποφευχθούν τέτοιες καταστάσεις, δημιουργήθηκε ο πίνακας RACI - ένα απλό και αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό του ανθρώπινου δυναμικού.

"Κάτω από το μικροσκόπιο": 4 βασικοί ρόλοι σε κάθε έργο

Η κατανομή των καθηκόντων είναι ένα από τα κύρια καθήκοντα του διαχειριστή. Αλλά στην πράξη, τα πάντα συνήθως φαίνονται διαφορετικά: ο διευθυντής απλώς ορίζει τα μέλη της ομάδας με την προσδοκία ότι οι εμπειρογνώμονες θα αποφασίσουν ποιος και τι πρέπει να κάνουν. Αλλά τι συμβαίνει εάν η προθεσμία έχει σπάσει ή έχει κυκλοφορήσει ένα προϊόν κακής ποιότητας; "Δεν το κάνω αυτό", "δεν μου το έλεγαν αυτό" ... Και δεν υπάρχουν χρήσιμες ενέργειες.

Ένας πλήρως κατασκευασμένος πίνακας ευθύνης RACI επιτρέπει την επίλυση πολλών προβλημάτων. Σύμφωνα με αυτή την τεχνική, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα και την εμβέλεια της εργασίας, ένα μέλος της ομάδας του κάθε έργου εκτελεί έναν από τους τέσσερις ρόλους.

R - Υπεύθυνος

Στη μετάφραση, ο υπεύθυνος σημαίνει "εκτελεστής". Αυτός είναι ένας υπάλληλος στον οποίο η ευθύνη για την απόδοση ενός συγκεκριμένου συμμετέχοντος στην εργασία στηρίζεται άμεσα. Παράλληλα, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν επιλέγει τις μεθόδους επίλυσης και υπακούει στο διαχειριστή του έργου.

Αυτός ο ρόλος ανατίθεται σε αρμόδιους υπαλλήλους και επαγγελματίες - άτομα που ξέρουν πώς να το κάνουν . Στο RACI, οι εκτελεστές εκτελούν τις εξής λειτουργίες:

• Προσδιορίστε τι ακριβώς πρέπει να γίνει για την υλοποίηση του έργου και πόσο χρόνο θα χρειαστεί (υπό τους όρους που ορίζονται παραπάνω).
• Δημιουργήστε έναν κατάλογο των απαραίτητων πόρων.
• Συμμετοχή στο συντονισμό και την έγκριση της τεχνικής τεκμηρίωσης.
• Αναλύστε την πρόοδο του έργου και τα ενδιάμεσα αποτελέσματα.
• Παρέχετε στον διαχειριστή αναφορές σχετικά με το έργο που έχει γίνει.

Υπάρχουν πολλοί τέτοιοι άνθρωποι στην ομάδα. Επιπλέον, ο ρόλος αυτός μπορεί να συνδυαστεί με άλλους. Ο πιο συνηθισμένος συνδυασμός είναι Accountable + Resubonsible (σε μετάφραση - "υπεύθυνος + executor").

Α - Υπόλογος

Ως "υπεύθυνος" ή "υπεύθυνος" είναι ο κύριος υπεύθυνος του έργου. Είναι αυτός που είναι υπεύθυνος για την εξασφάλιση της έγκαιρης εκπλήρωσης των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί, με το απαιτούμενο επίπεδο ποιότητας και εντός του επιμερισμένου προϋπολογισμού. Επιπλέον, το Α:

• Επιλέγει τους εκτελεστές και την ομάδα διαχείρισης του έργου.
• Αναθέτει εργασίες σε όλους τους συμμετέχοντες.
• Ελέγχει την πρόοδο της εργασίας.
• Διανέμει τους πόρους μεταξύ των εκτελεστών.
• Διατηρεί αρχείο σχετικά με τη χρήση των πόρων και δικαιολογεί επίσης τον επιμελητή την ανάγκη να διαθέσει πρόσθετα κεφάλαια.
• Θεωρεί ιδέες και προτάσεις άλλων μελών της ομάδας, μπορεί να τις εγκρίνει ή να τις απορρίψει.

Συνήθως ο διαχειριστής έργου λειτουργεί ως "σύνδεσμος σύνδεσης" μεταξύ του πελάτη ή των ανώτερων αρχών και της ομάδας.

Γ - Συμβουλευτική

Ο τρίτος ρόλος στο matrix RACI είναι ο "σύμβουλος" (μερικές φορές ονομάζεται επίσης "επιμελητής"). Μαζί με τον ηγέτη, συμμετέχει στη διαχείριση έργων, αλλά ασχολείται κυρίως με την επίλυση στρατηγικών ζητημάτων:

• Εγκρίνει οποιεσδήποτε αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής και τη διάρκεια της εργασίας ·
• Χορηγεί πόρους που είναι απαραίτητοι για την υλοποίηση του έργου.
• Εάν είναι απαραίτητο, θα συντονίσει με τον πελάτη την ανάγκη αύξησης του προϋπολογισμού.
• Λαμβάνει αναφορές από τον διαχειριστή σχετικά με το έργο που έχει γίνει.
• Λαμβάνει αποφάσεις σε τυχόν απρόβλεπτες καταστάσεις, σε περίπτωση κρίσιμων αλλαγών που μπορεί να επηρεάσουν το χρονοδιάγραμμα και το κόστος του έργου.

Ο ρόλος των συμβούλων συνήθως ανατίθεται σε ανώτερα στελέχη. Καθορίζουν τους παγκόσμιους στόχους και στη συνέχεια ορίζουν τον υπεύθυνο έργου, ο οποίος διανέμει ήδη τα καθήκοντα μεταξύ των μελών της ομάδας.

I - Ενημερώθηκε

Εκτός από τους αναφερόμενους ρόλους, ο πίνακας RACI υποδεικνύει έναν "ενημερωμένο" ("παρατηρητή"). Εκτελεί τις λειτουργίες του διαχειριστή και ασχολείται κυρίως με την οργάνωση της ροής εργασίας. Ο επιβλέπων υπακούει στον διαχειριστή του έργου, ωστόσο, σε αντίθεση με τους άλλους συμμετέχοντες, δεν είναι υπεύθυνος για τα αποτελέσματά του. Αντ 'αυτού, αυτός:

• Συλλέγει και συστηματοποιεί όλες τις πληροφορίες σχετικά με το έργο, τους πόρους και τα σχέδια.
• Διατηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων.
• Αποδέχεται τεκμηρίωση από τους συμμετέχοντες στο έργο για να τις μεταφέρει στη συνέχεια στις σχετικές δομές.
• Παρακολουθεί τον χρόνο υποβολής και την ορθότητα της συμπλήρωσης των αναφορών.

Σημειώστε ότι η σύνδεση με τον παρατηρητή είναι κατά κύριο λόγο μονόπλευρη. Η κύρια λειτουργία του είναι να σώσει τον διαχειριστή από το να χρειαστεί να ξοδέψει χρόνο για γραφειοκρατικές διαδικασίες και "να το ξεφορτώσει".

Μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα matrix RACI χρησιμοποιώντας το παράδειγμα

Ας μιλήσουμε για την πρακτική πλευρά της ερώτησης. Πώς να συντάξετε ένα διάγραμμα για την κατανομή της εξουσίας και της ευθύνης;

1. Συντάσσομε για να κάνουμε λίστα

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να ζωγραφίσετε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Ο βαθμός λεπτομέρειας εξαρτάται από το συγκεκριμένο έργο. Μερικές φορές, για την απλότητα του ελέγχου και της διαχείρισης, αναπτύσσονται διάφορες μήτρες. Καταρχήν, απαριθμήστε τα κύρια τμήματα της εργασίας και στη συνέχεια σπάστε τα σε ξεχωριστές λειτουργίες και εργασίες. Ο κατάλογος των εργασιών υποδεικνύεται στον πίνακα κατά μήκος της κάθετης γραμμής.

2. Επιλέξτε μέλη της ομάδας

Εδώ είναι απαραίτητο να απαντήσουμε στην ερώτηση: "Ποιος θα εμπλακεί σε αυτό το έργο;". Οριζόντια, είναι απαραίτητο να γράψετε όλους τους υπαλλήλους και / ή τμήματα που συμμετέχουν στην υλοποίηση σε όλα τα στάδια - από το σχεδιασμό μέχρι την παρουσίαση των αποτελεσμάτων και την παράδοση της έκθεσης.

3. Συμπλήρωση του πίνακα

Μετά από αυτό, μπορείτε να προχωρήσετε στην κατανομή των λειτουργιών. Για να γίνει αυτό, πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για κάθε στάδιο του έργου και πώς λειτουργούν οι ομάδες.

Ας πάρουμε το παράδειγμα μας ως βάση και να σταματήσουμε στο στάδιο "Design". Σε αυτή την περίπτωση R - performer - μόνο ένα. Κατά τη διάρκεια της εργασίας του, καθοδηγείται από έναν αρχικά προετοιμασμένο χώρο πρωτοτύπου. Ως εκ τούτου, ο αρχιτέκτονας του συστήματος που ασχολήθηκε με την ανάπτυξή του, σε αυτό το στάδιο εκτελεί τη λειτουργία του συμβούλου C. Επίσης ο αναλυτής και ο κύριος του έργου μπορούν να εκφράσουν τις επιθυμίες τους. Ο τελικός σχεδιασμός εγκρίνεται από τον υπεύθυνο έργου (A). Αλλά οι δοκιμαστές και ο διαχειριστής του συστήματος σε αυτό το στάδιο δεν παίρνουν αποφάσεις, αλλά λαμβάνουν μόνο πληροφορίες για το πώς συμβαίνει το έργο και επομένως τους δίνεται ο ρόλος της πληροφόρησης - Ι.

Ποικιλίες του μοντέλου

Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να κάνετε με έναν τυποποιημένο πίνακα. Ωστόσο, κατά την εργασία σε πιο σύνθετα έργα, ορισμένες φορές υπάρχει ανάγκη για πρόσθετους ρόλους. Ως εκ τούτου, τα τελευταία χρόνια έχουν εμφανιστεί 2 εκτεταμένες εκδόσεις του σχεδίου ευθύνης.

RACI-VS

Εδώ, στους τυπικούς ρόλους προστίθενται δύο επιπλέον:

• Ελέγχει (V) - έναν υπάλληλο ή μια ειδική ομάδα που ελέγχει σε ποιο βαθμό το αποτέλεσμα της εκτέλεσης μιας εργασίας αντιστοιχεί στα εγκεκριμένα κριτήρια.
• Τα Signs off (S) θα συντονίσουν την παράδοση του έργου με τον πελάτη, θα κρατήσουν μια παρουσίαση και θα παράσχουν αναφορές. Συνήθως αυτή η λειτουργία εκτελείται από τον υπεύθυνο για την εκτέλεση του έργου (Accountable), αλλά για το σκοπό αυτό η RACI-VS προσελκύει έναν ξεχωριστό ειδικό.

Λόγω του αυξημένου ελέγχου και της στενότερης επαφής με τον πελάτη, αυτό το μοντέλο είναι βέλτιστο για τεχνικά πολύπλοκα ή μεγάλης κλίμακας έργα, πάνω από τα οποία εργάζονται δέκα (ή και εκατοντάδες) άτομα.

RASCI

Σε αυτή την παραλλαγή, ένας νέος ρόλος εμφανίζεται στη μήτρα - Υποστηρικτικό (S). Βασικές λειτουργίες του είναι να παρέχει στο έργο πρόσθετους πόρους, δηλαδή την υποστήριξη του διαχειριστή και των εκτελεστών.

Η ιδανική σχέση ρόλων

Ο πίνακας RACI αποτελείται όχι μόνο από το να γνωρίζει ποιος μπορεί να «καταστείλει» σε περίπτωση οποιωνδήποτε προβλημάτων. Ακόμη και στο στάδιο του σχεδιασμού με αυτόν τον πίνακα, μπορείτε να δείτε τις αδυναμίες στην οργάνωση της ροής εργασίας.

Η κάθετη ανάλυση σας επιτρέπει να δείτε τα καθήκοντα και τις αρχές κάθε συμμετέχοντος στο έργο, να αξιολογήσετε αντικειμενικά το επίπεδο του φορτίου:

• Πολλοί R - κατά πάσα πιθανότητα, ένα άτομο θα πρέπει να σχιστεί μεταξύ πολλών καθηκόντων, τα οποία θα επηρεάσουν αρνητικά την ταχύτητα και τα αποτελέσματα της εργασίας?
• Πολύς υπάλληλος Α "παίρνει γύρω από το λαιμό" για όλους? Συνιστάται να κατανέμετε την ευθύνη πιο ομοιόμορφα.
• Δεν υπάρχουν κελιά R και A - μια ευκαιρία να σκεφτούμε τη σκοπιμότητα αυτής της θέσης ως τέτοια (στην πραγματικότητα, πληρώνετε έναν ειδικό που δεν κάνει τίποτα)?
• Δεν υπάρχουν κενά κελιά - και πάλι, το πρόβλημα της υπερφόρτωσης, δεν είναι όλοι σε θέση να εκτελούν ταυτόχρονα τόσα πολλά καθήκοντα.

Η οριζόντια ανάλυση , με τη σειρά της, καταδεικνύει την ποιότητα της οργάνωσης της εργασίας σε κάθε στάδιο. Και εδώ συμβαίνουν συχνά προβλήματα:

• Πολλές R - μπορεί να υπάρχει διπλός λειτουργία, και κάποιος από την ομάδα κάνει περιττή εργασία?
• Πολύ A - υπάρχει μια "αραίωση" ευθύνης και σύγχυσης κατά τη μετάβαση σε έργα.
• Πολλή συζήτηση για το C παρακωλύει σημαντικά τη ροή εργασίας (πρέπει να περιμένετε έως ότου ο καθένας προβεί σε αλλαγές και σχόλια, βρει συμβιβασμούς κ.λπ.).
• Όχι εγώ - μπορεί να είναι ένα μήνυμα για το γεγονός ότι πάρα πολλοί καλλιτέχνες ασχολούνται με ένα έργο, το οποίο επίσης επιβραδύνει την εκτέλεση του έργου.

Με τη Διαχείριση Raci μπορεί να εντοπίσει γρήγορα υπερφορτωμένο ή υποαπασχολούμενους, άχρηστες θέσεις και τομείς εργασίας για τις οποίες κανείς δεν είναι υπεύθυνος. Καλογραμμένο μήτρας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα της διαχείρισης και του ελέγχου της εκτέλεσης των έργων, καθώς και τη μείωση του αριθμού των συγκρούσεων μεταξύ των εκτελεστών ( «εγώ δεν το κάνω καθόλου ...» «Αυτό που έπρεπε να κάνει ...» και ούτω καθεξής. Δ).

χρήσιμες συμβουλές

Raci μήτρα για την εκτέλεση των καθηκόντων του και να παρέχει αποτελεσματική ομαλή λειτουργία της εταιρείας, θα πρέπει να θυμόμαστε μερικά σημαντικά σημεία.

1. Κατά τη συμπλήρωση του πίνακα, να εξετάσει τα προσόντα των εργαζομένων. Για παράδειγμα, ένας λογιστής δεν είναι απαραίτητο να διορίσει σύμβουλο (C) στο στάδιο της διάταξης χώρο τουλάχιστον, γιατί δεν είναι έμπειρα σε αυτόν τον τομέα.
2. Σε κάθε περιοχή θα πρέπει να είναι μόνο μία Υπόλογος (A). Εάν περισσότερα από ένα, δείχνουν τις συνθήκες. Για παράδειγμα, Α1 - είναι αρμόδιο για τη δοκιμή της έκδοσης επιφάνεια εργασίας του τόπου, και Α2 - κινητά.
3. Σε κάθε έργο πρέπει να είναι υπόλογος και υπεύθυνος (σε μετάφραση - «Υπεύθυνος» και «Artist»).
4. Προσπαθήστε να διατυπώσει κάθε πρόβλημα και συγκεκριμένες. Χρησιμοποιήστε τα ρήματα - «δημοσιεύει», «προετοιμασία», «γράφουν», «τεστ», «ενημέρωση», κλπ Καλό θα είναι να καθορίσετε άμεσα τα απαιτούμενα αποτελέσματα - .. Όχι μόνο «Έλεγχος ταχύτητας κατεβάσετε» και «Βεβαιωθείτε ότι η ταχύτητα λήψης δεν το site περισσότερο από 0,8 δευτερόλεπτα. "
5. Δράση δεν θα πρέπει να εφαρμόζεται σε ένα συγκεκριμένο εργαζόμενο, αλλά στο γραφείο στο σύνολό της.
6. Raci μήτρα είναι καλύτερα ως ομάδα, με βάση την ανάλυση των καταστάσεων πραγματική δουλειά. Είναι σημαντικό ότι κάθε συμμετέχων γνωρίζει τον ρόλο του και τα καθήκοντα που βρίσκονται μπροστά του.