Πώς μπορώ να μετατρέψω το Excel σε PDF;

Συχνά, όταν τελειώνετε με έγγραφα του Excel, πρέπει να διορθώσετε το αποτέλεσμα για να αποκλείσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας. Ένας τρόπος για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα είναι η μετατροπή του Excel σε μορφή PDF.

Μετάφραση στον επεξεργαστή

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να μετατρέψετε το Excel σε PDF είναι να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο σε αυτή τη μορφή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το μενού "Αρχείο", όπου κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση ως".

Στο ανοιχτό παράθυρο θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη διαδρομή και το όνομα κάτω από το οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο, καθώς και την επέκταση όπου πρέπει να βρείτε τη μορφή PDF. Αφού επιλέξετε τις παραμέτρους βελτιστοποίησης και το εύρος των αποθηκευμένων δεδομένων, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση". Ως αποτέλεσμα, θα δημιουργηθεί ένα αρχείο στην επιλεγμένη διεύθυνση που περιέχει όλες τις σημειωμένες πληροφορίες.

Χρησιμοποιώντας το πρόσθετο

Ωστόσο, σε ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις του Excel, δεν υπάρχει αρχείο PDF στη λίστα έγκυρων μορφών. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική μέθοδο εγκαθιστώντας ένα ειδικό πρόσθετο για το πρόγραμμα. Θα σας επιτρέψει να μετατρέψετε το Excel σε PDF ακόμη και αν δεν έχετε ένα πρόγραμμα που υποστηρίζει τη συνεργασία με αυτή τη μορφή. Αυτό το πρόσθετο ονομάζεται Αποθήκευση ως PDF και XPS. Μπορεί να τηλεφορτωθεί δωρεάν από την επίσημη ιστοσελίδα της Microsoft.

Μετά την εγκατάσταση του plugin για να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφή PDF, θα πρέπει να ακολουθήσετε τρία απλά βήματα. Στο μενού "Αρχείο", θα πρέπει να βρείτε το στοιχείο "Αποθήκευση και αποστολή" για τις εκδόσεις 2007 και 2010 του προγράμματος και "Αποθήκευση ως" για τα υπόλοιπα. Στην πρώτη περίπτωση, επιλέξτε "Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS" στο μενού, το οποίο ανοίγει ένα παράθυρο με ρυθμίσεις παρόμοιες με τις παραμέτρους για την αποθήκευση ενός εγγράφου στον επεξεργαστή. Στη δεύτερη περίπτωση, στο διευρυμένο μενού είναι απαραίτητο να βρείτε PDF ή XPS, τα οποία θα προκαλέσουν το ίδιο παράθυρο. Όπως και στον επεξεργαστή, το πρόσθετο προτρέπει τον χρήστη να αποθηκεύσει ολόκληρο το έγγραφο και να αφήσει στον πίνακα μόνο την επιλεγμένη περιοχή κυττάρων.

Ειδικές υπηρεσίες

Αν δεν υπάρχει δυνατότητα χρήσης των μεθόδων που προτείνονται παραπάνω, τότε ένας ειδικός μετατροπέας μπορεί να μετατρέψει το Excel σε PDF. Προς το παρόν υπάρχουν και ειδικές υπηρεσίες και προγράμματα που δεν απαιτούν σύνδεση με τον Παγκόσμιο Ιστό. Αυτοί και άλλοι χρησιμοποιούν τον ίδιο αλγόριθμο ενεργειών, δίνοντας παρόμοια αποτελέσματα.

Στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε εφαρμογές ιστού, χρειάζεται μόνο να κάνετε λήψη του απαιτούμενου εγγράφου και μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θα πρέπει να κατεβάσετε το αποτέλεσμα. Στο πρόγραμμα εκτός σύνδεσης, πρέπει απλώς να επιλέξετε το κατάλληλο αρχείο, να ορίσετε τις παραμέτρους και τη διαδρομή για να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Ένα από τα πλεονεκτήματα του μετατροπέα (PDF στο Excel) είναι ότι μπορεί επίσης να μεταφραστεί χωρίς τη χρήση ειδικών προγραμμάτων.

Αντίστροφη μετατροπή

Ενδέχεται να χρειαστεί να επαναφέρετε την αρχική μορφή, εάν είναι απαραίτητο, για να συνεχίσετε να εργάζεστε με το αρχείο. Έτσι, εάν μετατρέψετε το Excel σε PDF, τότε όλα τα δεδομένα θα παραμείνουν, αλλά οι τύποι δεν θα είναι διαθέσιμοι στον χρήστη. Έτσι, θέλοντας να διατηρήσουμε τη διαδικασία απόκτησης αποτελεσμάτων σε μυστικό, αρκεί να πραγματοποιήσουμε δύο φορές την μετατροπή εγγράφων. Και αν ο επεξεργαστής μπορεί επίσης να μεταφράσει στη μορφή φορητού εγγράφου, μόνο ο μετατροπέας PDF σε Excel εγγυάται την επιστροφή δεδομένων.