Ποια είναι τα καθήκοντα του Γενικού Γραμματέα

Προκειμένου να καθορίσει με σαφήνεια τα καθήκοντα του Γενικού Γραμματέα, θα πρέπει να ξέρετε για κάποιον που μιλάμε. Μετά από όλα, η θέση αυτή μπορεί να δει κανείς με διάφορους τρόπους. Γνωστή, για παράδειγμα, βοηθοί διοίκησης ως υπάλληλος γραφείου, ο Γενικός Γραμματέας ως επικεφαλής (ο επικεφαλής της) μια συγκεκριμένη οργάνωση, ο υπουργός ως δημόσιος υπάλληλος, ο Γενικός Γραμματέας ως διπλωματικό πρόσωπο, γραμματέας του κεφαλιού ως υπάλληλος, και άλλες επιλογές. Τις περισσότερες φορές, αναφέροντας τη θέση, έχει κατά νου ο εργαζόμενος που εκτελεί εργασίες (εργασίες) ως διευθυντής της εταιρείας και των επιμέρους επικεφαλής των επιχειρηματικών μονάδων της. Αποδεικνύεται ότι τα καθήκοντα του γραμματέα σε αυτήν την περίπτωση μειώνεται με την εκπλήρωση των μεμονωμένων παραγγελιών για οργανωτικά και τεχνικά ζητήματα.

Τι πρέπει να γνωρίζουν και να κάνουν Γραμματέας

Καθημερινά Γραμματέας εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

1. Λάβετε πληροφορίες από τους υφισταμένους του να μεταφέρει στο κεφάλι του.
2. Οργανώστε τηλέφωνο διευθυντή. Εν τη απουσία του, να λαμβάνει πληροφορίες, και στη συνέχεια να το φέρει στην προσοχή του σκηνοθέτη.
3. Λήψη και τηρούν αρχεία των τηλεφωνικών μηνυμάτων.
4. Δημιουργία προϋποθέσεων για την κανονική λειτουργία του κεφαλιού: για την παρακολούθηση της ζήτησης για χαρτικά και εξοπλισμού γραφείου.
5. Για να βοηθήσει στην οργάνωση των συνεδρίων παραγωγής και συναντήσεις. Φέρτε στους συμμετέχοντες την ημερομηνία, τον τόπο και την ώρα του συμβάντος. Συγκεντρώστε τα απαραίτητα υλικά για να διασφαλιστεί η συμμετοχή των εκπροσώπων παρόν και τηρεί πρακτικά της συνεδρίασης.
6. Διατηρήστε τα αρχεία της επιχείρησης. Για το σκοπό αυτό, ο Γενικός Γραμματέας θα πρέπει να πραγματοποιήσει την υποδοχή, την οργάνωση εισερχόμενη αλληλογραφία και να το στείλετε στη διαχείριση. Στη συνέχεια, με βάση επιβληθεί θεώρηση αποστολή εγγράφων καλλιτέχνες κάτω από το βάψιμο. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν επίσης τον έλεγχο της προόδου, το χρονοδιάγραμμα και τα αποτελέσματα της εκτέλεσής τους.
7. Εκτελέστε τις εργασίες για την εκτύπωση και την αναπαραγωγή εγγράφων.
8. Οργανώστε την υποδοχή των επισκεπτών στο κεφάλι της εταιρείας και τη δυνατότητα να δημιουργηθούν οι συνθήκες για την έγκαιρη επίλυση των ζητημάτων.

Για να ανταποκριθεί σε αυτές τις φαινομενικά απλή καθήκοντα του γραμματέα, ο εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει:

• ολόκληρη η δομή της διοίκησης της εταιρείας και των διαρθρωτικών τμήματα της?
• κανονισμούς, τη στελέχωση και τη δομή της εταιρείας, το προφίλ της, τις προοπτικές της ανάπτυξης και της εξειδίκευσης?
• κανονισμούς για την ομαλή διεξαγωγή της δίκης?
• κανόνες για τη χρήση του γραφειακού εξοπλισμού και μέσων επικοινωνίας?
• Κανόνες BTP, ΑΠΟ, την πυρασφάλεια και βιομηχανικής υγιεινής?
• κανόνες οργάνωσης της εργασίας στο χώρο εργασίας?
• ρυθμιστικές και νομικές πράξεις, αποφάσεις, κανονισμούς, οδηγίες για το σχεδιασμό, τη λογιστική και τον έλεγχο της ποιότητας των εργασιών που εκτελούνται.

ειδικότητα Υπάλληλος

Αν μιλάμε για ένα συγκεκριμένο, στενό εξειδίκευση, η κατάσταση είναι κάπως διαφορετική. Πάρτε, για παράδειγμα, τα καθήκοντα του Γραμματέα γραμματέα. Ο ίδιος ο τίτλος της θέσης καθορίζεται σαφώς πτυχή του έργου. Συνήθως, σε κάθε επιχείρηση έχει ήδη μια περιγραφή της θέσης εργασίας, η οποία περιγράφει εξειδικευμένες δραστηριότητες για δουλειά γραφείου. Αν μια τέτοια εντολή δεν είναι παρούσα, είναι καλύτερα να το δημιουργήσει. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εγχειρίδιο προσόντα, στην οποία τα δείγματα είναι κατά προσέγγιση. Μετά από αυτό, η τυπική έκδοση απαιτείται για να τροποποιήσει τη σχέση σε συγκεκριμένο οργανισμό-ειδικά και εσωτερικά χαρακτηριστικά. Σε γενικές γραμμές, τα καθήκοντα γραμματέα ρεσεψιονίστ πρέπει να επισημανθεί σαφώς τρεις κύριους τομείς:

1. Η ενασχόληση με αλληλογραφία. Υποδοχή, επεξεργασία με σύγχρονες μεθόδους και έγκαιρη αποστολή.
2. Η κατάλληλη διαχείριση των εσωτερικών εγγράφων.
3. Καταχώριση, την αυστηρή λογιστική και τη μεταφορά των εγγράφων στο αρχείο για αποθήκευση.

Χαρακτηριστικά του αναφερόμενου

Σε ορισμένες επιχειρήσεις εισάγονται στο προσωπικό για το λειτούργημα αυτό, το οποίο περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων: «βοηθός σκηνοθέτη» από το «Help Desk» για να Ένας τέτοιος ειδικός θα πρέπει να έχουν πλήρη γνώση και καλή γνώση της κατάστασης. Καθήκοντα sekretaryareferenta ελαφρώς επεκταθεί λόγω της αυξημένης ισχύος. Σε γενικές γραμμές, είναι - μια κανονική Γραμματέας δουλειά, αλλά η λέξη «βοηθός» κάνει κάποιες προσθήκες στο τυποποιημένο κατάλογο. Ειδικότερα, η διοικητική βοηθός μπορεί να διεξάγει ανεξάρτητα την υποδοχή των επισκεπτών σε ορισμένα ζητήματα. Κατέχοντας ορισμένες πληροφορίες, είναι σε θέση να κάνουν τις δικές τους αποφάσεις. Επιπλέον, ο βοηθός διευθυντής πραγματοποιεί σημαντικές αποστολές σε σχέση με τις δραστηριότητες του οργανισμού (επιχείρησης). Μερικές φορές διοικητική βοηθός είναι επιφορτισμένη με την ευθύνη της διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού. Αυτό γίνεται μόνο όταν το συνολικό ποσό της εργασίας σας επιτρέπει να εκτελεί τα πρόσθετα καθήκοντα.